Microsoft Word

Posted on by

Der findes mange forskellige textbehandlingsprogrammer, der opfylder vidt forskellige textbehandlingsbehov. De fleste programmer har et stor udvalg af faciliteter og kan udføre meget rafineret textbehandling. MSWordXP er et af de mest udbredte textbehandlingsprogrammer, med denne guide vil du blive i stand til at betjene de vigtigste funktioner i MSWordXP. Efter opstart af computeren vises skrivebordet også kaldet desktoppen. På skrivebordet er ikoner for de mest brugte programmer. Når der dobbeltklikkes på ikonet for MSWordXP gives der besked til operativsystemet om at starte programmet. Operativsystemet kontrollerer om programmet existerer, loader det og lader nu programmet blive afviklet på computeren.

Hvis programmet ikke er repræsenteret ved et ikon på skrivebordet, kan det opstartes via startmenuen. I Windows gøres følgende :

  • Klik på Start i nederste venstre hjørne.
  • Træk musecursoren op i menupunktet programmer.
  • Dobbeltklik på MSWordXP.

7.1 Microsoft Word XP genereltEfter opstart af Microsoft Word XPvises editoren som er arbejdspladsen hvor selve texten skrives, ligesom texten på en gammeldags skrivemaskine skrives på papiret i skrivemaskinens valse. Til forskel fra den gamle skrivemaskine er der i editoren adgang til mange forskellige værktøjer, der gør det muligt at manipulere på texten. Ovenfor (i afsnit 4) er vist, hvordan det er muligt at manipulere på en text i Notesblok. På samme måde kan der manipuleres på en text i Microsoft Word XP – prøv selv. Figur 30 viser skærmbilledet brugeren præsenteres for i Microsoft Word XP. Øverst er titellinien, her står at det er Microsoft Word XP der er opstartet samt navnet på texten der arbejdes på. Indtil brugeren giver texten et navn, kalder Word texten for dokument efterfulgt af et tal. Under titellinien er menulinien samt to værktøjslinier – standard- og formateringslinien.
Menulinien :

Menulinien i MSWordXP omfatter følgende undermenuer:

  • Filer, herfra åbnes en ny text eller en existerende text. En text der arbejdes på kan gemmes fra denne undermenu. Det er også muligt at udskrive texten på printeren. Og programmet afsluttes herfra. Prøv at klikke på Gem som … i en dialogbox spørges om, hvilket navn dokumentet skal have. Skriv invitation i feltet filnavn: og klik på Gem. Nu er der oprettet en fil, der bliver gemt i mappen Dokumenter med navnet invitation. I editorens titellinie er navnet anført, så det er muligt at se, hvilket dokument der arbejdes i.
  • Rediger, fra denne undermenu er det muligt at fortryde og gentage ændringer, markere textdele søge og erstatte dele af en text samt bruge en udklipsholderfacilitet. I afsnit 4 er vist, hvordan en textdel markeres, klippes ud og flyttes til en anden del af texten, hvilket også kan gøres fra denne undermenu.
  • Vis, her vælges hvilke menulinier der skal vises på skærmen og hvordan hele skærmen skal fremstå, mens der arbejdes på texten. Det vil som regel være tilstrækkeligt at vælge standard- og formateringslinien, som vælges fra menupunktet værktøjslinier.
  • Indsæt, gør det muligt at indsætte sideskift, sidetal, dato, specialtegn, billeder, figurer og andre specielle faciliteter i texten.
  • Formater, her vælges hvordan tegnene i texten skal præsenteres dvs. skrifttype, typografi, størrelse etc. Brugeren bestemmer også hvor store marginer der skal være samt eventuelle spalters fremtræden.
  • Funktioner, her er textprogrammets stavekontrol, synonymordbog samt programmets korrekturredskaber.
  • Tabel, er et redskab til at oprette tabeller i dokumentet. Indholdet i tabellerne kan sorteres, ligesom der kan tilføjes og fjernes rækker og koloner i en tabel.
  • Vindue, det er muligt at arbejde på texten i flere vinduer, hvilket er muligt bestemme fra dette undermenu.

Figur 30: Når der startes på en ny text vises dette skærmbillede, der er editor og forskellige værktøjslinier.
 

  • Hjælp, selvom hjælpmenuen til tider kan være temmelig frustrerende og mangelfuld så hænder det, at den kan bruges. Prøv at klikke på :
    • Microsoft Word Hjælp.
    • Skriv fil i inputboxen og klik på Søg, nu vises en liste over forskellige opslagsord tilknyttet filhåndtering, fx. at åbne eller gemme en fil.
    • Klik på et af opslagsordene og en beskrivelse af begrebet gør det forhåbentlig nemmere at bruge programmet. Det er også muligt at blive henvist til yderligere forklaringer.
    • Klik på krydset i øverste højre hjørne af beskedboxen for at lukke beskeden.

Den lille sjove papirclips, der er nederst i skærmbilledet, er også en del af hjælpeværktøjet og kaldes office-assistenten. Hvis den ikke er i skærmbilledet, kan den aktiveres ved at klikke på det sidste ikon i standardlinien, som ser sådan ud : 

Værktøjslinier :

Under menulinien ligger standardlinien (se figur 30), der omfatter genveje til de mest brugte funktioner. Fra standardlinien er det muligt at åbne et nyt dokument, hente indholdet i en fil, gemme en text, udskrive en text på en printer, få vist texten på skærmen som den vil se ud hvis den skal udskrives, lave stavekontrol, klippe og kopiere i textdele, lave tabeller, spalter og rammer. Under standardlinien, ligger formateringsslinien, her er der genveje til endnu flere funktioner der bruges hyppigt i de fleste textdokumenter. Det er muligt at bestemme tegnenes skrifttype, typografi samt størrelse. Det er også muligt at bestemme textens placering på siden, lave punktopstilling og definere tekstens farve.
Der kan tilføjes endnu flere værktøjslinier og værktøjslinier kan fjernes, afhængig af den enkelte brugers behov :

  • Klik på undermenuen Vis.
  • Vælg værktøjslinier, der vises en liste over værktøjslinier. Standard og Formatering er sandsynligvis allerede markeret.
  • Klik på nogle af værktøjslinierne, afprøv dem og dan dig et indtryk af begrebet værktøjslinien.
  • Til sidst skal kun værktøjslinierne Standard og Formatering være aktive.

Opret et dokument : En ny fil åbnes ved at klikke på Ny-ikonet i standardlinien, det første ikon fra venstre. En existerende fil åbnes ved at :

  • Klikke på mappeikonet (anden ikon fra venstre) i standardlinien.
  • Eller klik på menupunktet Åbn fra undermenuen Filer, der vises en dialogbox med en oversigt over filer i en mappe. Det er også muligt at bruge genvejen ctrl+o.
  • Til højre for feltet Søg i: er der en en pil-ned. Klik på den og der vises en oversigt over mappehierarkiet inklusive lagerenheder der er tilknyttet systemet. Det er nu muligt at navigere rundt i filsystemet indtil den ønskede fil er fundet, dobbeltklik på filnavnet og den hentes ind i editoren, klar til at blive skrevet i.

Første gang en fil skal gemmes :

  • Klik på diskette-ikonet (det tredje ikon) i standardlinien.
  • Klik på Gem som….
  • Giv filen et sigende navn og vælg den mappe hvori filen skal gemmes.
  • Klik på OK.
Efterfølgende kan filen gemmes ved at klikke på diskette-ikonet eller genvejen ctrl+s.

7.2 Exempel : Gadefest

Prøv nu at skrive følgende text i editoren : Asfaltbal Hele gadens beboere inviteres hermed til fest d. 22.6.2003 kl. 18:00 i festlokalerne. De ”Glade musikanter” sørger for musikken, der vil være mulighed for at købe grillmad og drikkevarer. Svar udbedes. Med venlig hilsen festudvalget. Indholdsmæssigt er texten i orden, men layoutet er elendigt. Med et textbehandlingsprogram er der mulighed for at peppe textens fremtoning en hel del op. Hvis du arbejder i samme dokument, som du oprettede ovenfor, så har den allerede fået navnet invitation. Bemærk at texten med et sigende navn gør det nemt at skelne filen fra andre filer. Det er en god idé jævnligt at gemme teksten fx ved at bruge genvejstasten ctrl+s. Der findes ingen regler for, hvor ofte texten skal gemmes. Personligt foretrækker jeg at lave en sikkerhedskopi, når jeg har arbejdet ved computeren i et par timer eller lavet et par siders text.
Nu skal indbydelsen gøres mere spændende. Marker hele texten, ved at vælge undermenuen Rediger og klik på Marker alt. Til nogle kommandoer er der en genvej, som det fremgår af menupunkterne. For at markere hele texten kan genvejen ctrl+a bruges. Herefter :

  • Klik på Formater.
  • Vælg Skrifttype og der vises et skærmbillede med faneblade.
  • Klik på fanebladet Skrifttype.
  • I dialogboxen vælges Skrifttype, Typografi og Størrelse på tegn. Prøv at foretage forskellige valg og bemærk, at der nederst i boxen vises en lille textprøve på dine valg.

I exemplet har jeg valgt at bruge Chevara Outline Normal og 24 punkt. Prøv selv at vælge en type, typografi og størrelse. Texten skal også præsenteres midt på siden, hele texten skal stadig være markeret :

  • Klik på Formater.
  • Vælg Afsnit….
  • Vælg fanebladet Indrykning og afstand.
  • I listboxen Justering vælges Centreret.
  • Klik på OK.

Det er også muligt at centrere texten fra centreret-ikonet i formateringslinien. Overskriften skal være ”Asfaltbal” – gør følgende :

  • Indsæt et linieskift efter Asfaltbal, brug Enter-tasten.
  • Marker ”Asfaltbal” med musen.
  • Vælg størrelsen 36 punkt fra listboxen punktstørrelse i formateringslinien.
  • Klik på det store F, som anvendes til fede typer.

Tid og sted skal også fremhæves :

  • D. 22. 5. 2002 kl. 18:00 i festlokalerne” markeres med musen.
  • Klik på det lille k i formateringslinien, som anvendes til typer i kursiv.

Nu skal der tilføjes en illustration :

    • Placer musecursoren med et enkelt venstreklik under texten ”med venlig hilsen festudvalget”.
    • Vælg Indsæt fra menulinien.
    • Vælg menupunktet Billede.
      Klik på

Mulimedieklip

      og skriv fx. blomst i inputlinien

Søgetext

      i

Opgaveruden

    til højre i skærmbilledet. Billeder gemmes som filer i en mappe som regel på harddisken. Måske har du selv billedfiler du vil bruge ellers følger nogle enkelte illustrationer med Microsoft Word.

Nu er blomsten indsat i texten, men den kan gøres lidt mere spændende :

  • Venstreklik på blomsten, for at markere hvad der skal arbejdes med.
  • Med et højreklik kommer en værktøjskasse, som indeholder redskaber til at udføre forskellige handlinger på billedet.
  • Venstreklik på Formater billede….
  • Vælg fanebladet Størrelse, i en dialogbox er det muligt at manipulere på billedets layout.
  • Fjern fluebenet i Lås højde-breddeforhold.
  • I Højde skriver du 6cm og i Bredde skriver du 16cm.
  • Fjern værktøjslinien ved at klikke i krydset i liniens øverste højre hjørne. Opgaveruden fjernes på samme måde.

Farve og placering kan også ændres – prøv selv. Hvis anvisningerne ovenfor er fulgt, så skulle du gerne være nået frem til omtrent følgende resultat :

Asfaltbal
Hele gadens beboere inviteres hermed til fest

d. 22.6.2002 i festlokalerne kl. 18:00

De ”Glade musikanter” sørger for musikken, der vil være mulighed for at købe grillmad og drikkevarer.

Svar udbedes.

Med venlig hilsen festudvalget.

Og husk nu at gemme filen med ctrl + s

 

7.3 MSWORD – detaljeret gennemgang

Stavekontrol :

Stavekontrol er et godt redskab og aktiveres ved at vælge undermenuenFunktioner og vælge menupunktet Stavekontrol eller brug genvejstasten F7. Stavekontrollen gennemløber texten, viser de ord den ikke kan slå op i ordbogen og lader brugeren bestemme hvilken handling der skal udføres. Måske er ordet et navn og derfor ikke med i ordbogen, så skal den foreslåede rettelse ignoreres eller hvis det er et navn/ord der ofte bruges, så kan det tilføjes til ordbogen. Hvis det er en stavefejl, så kan stavekontrollen foreslå et eller flere alternativer i en liste, hvorfra fejlen kan erstattes med det rigtige ord. Texten vises i en inputbox, men brugeren kan også selv lave rettelser stavekontrollen ikke foreslår. I Indstillinger kan opsætningen af stavekontrollen ændres, fx. kan brugeren vælge andre ordbøger, ignorere bestemte typer ord og lade stavekontrollen markere ord den ikke genkender med en rød bølget streg.
Det er muligt at vælge det sprog stavekontrollen foretaget i, vælg Funktioner – Sprog – Angiv sprog og vælg sprog fra listboxen. Med synonymordbogen (Funktioner – Sprog – Synonymordbog) kan MSWord foreslå en liste af synonymer til et valgt ord. Med Ordoptælling laver MSWords en statistik der viser antal tegn, ord, linier, afsnit og sider texten fylder.
Indstillinger for Autokorrektur laver en del rettelser, mens texten skrives. Opsætningen til Autokorrektur kan ændres,så brugeren selv har indflydelse på i hvilket omfang, der løbende skal laves rettelser. Gør exempelvis følgende :

  • Klik på Funktioner.
  • Vælg Indstillinger for Autokorrektur….
  • Checkboxen Ret andet bogstav til lille skal vinkes af og klik på Undtagelser….
  • I inputlinien Skriv ikke med stort efter: skrives fx..
  • Klik på OK.
  • Checkboxen Første bogstav i sætninger med stort skal ikke være vinket af.

Nu kan MSWord skrives uden at det bliver rettet til Msword. Og punktumet i forkortelsen fx. opfattes ikke som afslutning på en sætning, hvor det efterfølgende bogstav skal rettes til stort.Indsæt billede, text eller figurer :
Fra undermenuen Indsæt kan der tilføjes forskellige elementer i texten. Med denne facilitet opnås en højere grad af ensartethed og korrekthed i dokumentet. Det er muligt at tilføje sidetal, data, klokkeslæt, forud definerede texter, billeder etc. For at indsætte grafik gøres følgende :

  • Klik på Indsæt.
  • Vælg Billede, herefter vælges mellem otte forskellige typer illustrationer :
    • Multimedieklip …, herfra vælges mellem forskellig grafik, som følger med programmet.
    • Fra fil …, et billede eller en textfil kan indsættes i texten fra dette menupunkt. Find filen ved at navigere rundt i filhierarkiet og dobbeltklik på den ønskede fil.
    • Fra scanner eller kamera …, har du en scanner eller et digitalkamera så hent dine billeder herfra.
    • Organisationsdiagram, giver en logisk oversigt over en virksomheds struktur.
    • Ny tegning, med denne facilitet er det muligt at lave sine egne tegninger i et textdokument.
    • Autofigurer, er skabeloner til streggrafik der følger med programmet.
    • WordArt … kan bruges til at opbygge ganske kreative overskrifter o.lign..
    • Diagram, er forskellige typer brugerdefinerede grafer. Det er muligt at lave lagkagediagrammer, søjlediagrammer, kurvediagrammer etc..
    • Når det grafiske element der skal indsættes i texten er valgt, så lav eventuelle tilpasninger vha. værktøjslinien, der vises sammen med det grafiske element.

Punktopstilling:
En text der opremser forskellige valgmuligheder, kan gøres mere læsevenlig vha. en punktliste. I højre ende af værktøjslinien Formatering er der forskellige ikoner, med hvilke det er muligt at manipulere på en punktliste:

  • Klik på et af de to punktopstillingsikoner, der kan vælges mellem opstilling med tal/bogstaver eller med punkter.
  • Hver gang der trykkes på Enter, tilføjes der et nyt punkt i opstillingen.
  • Tryk 2 gange på Enter og du kommer ud af punktopstillingen.
  • Klik på ikonet Formindsk indrykning eller Forøg indrykning og der manipuleres på opstillingens placering.
  • Marker den textdel der skal ændres fra almindelig opstilling til punktopstilling. Fra menulinien FormaterPunktopstilling kan du mere detaljeret administrere lay-outet på din punktopstilling.

Spalter og koloner:
Kolonner hedder spalter i MSWord. Ønsker du at tilføje to til fire spalter er det nemt at gøre fra Spalter-ikonet i standardlinien. Hvis spalterne skal gennemgå en mere detaljeret tilpasning, så vælg FormaterSpalter i denne dialogbox bestemmes antal spalter, deres bredde, afstand mellem spalterne, om der skal være streg mellem spalterne etc. Tabeller kan også laves ad den nemme vej via Indsæt tabel-ikonet i standardlinien. Men en mere detaljeret opsætning af en tabel kan foretages fra menuliniens undermenu Tabel . Det er også muligt at bruge værktøjslinien Tabeller og kanter til at administrere tabeller. Denne værktøjslinie opstartes fra Tabeller og kanter-ikonet i standardlinien. Rammer kan oprettes fra Udvendig kant-ikonet i formateringslinien. Der kan vælges mellem forskellige typer rammer. Den lidt mere besværlige vej der til gengæld giver mulighed for en mere detaljeret tilpasning opnås ved at klikke på FormaterKanter og skygge … så vises tre faneblade og dialogboxe hvor det bestemmes mere præcist hvordan rammerne skal fremtræde.
I dette dokument har jeg valgt at lave et sidehoved :

Informationsteknologi – introduktion og guide     side 27
 

Der kan også være en sidefod i et dokument. For at oprette sidehoved eller sidefod, så gør følgende :

  • Klik på Vis.
  • Vælg Sidehoved og sidefod.
  • Skriv nu texten i det afmærkede felt. Og klik på feltet Luk i værktøjslinien.
  • For at oprette en sidefod, så klik på Vis og vælg Sidehoved og sidefod.
  • Klik på ikonet Skift mellem sidehoved og sidefod i værktøjslinien Sidehoved og sidefod (det niende ikon i værktøjslinien).
  • Fra værktøjslinien er det muligt at vælge en forudbestemt tekst fra listen Indsæt autotekst, exempelvis indsætte automatisk sidenummerering, dato, klokkeslæt etc..

For at lave speciel understregning af textdele så vælg FormaterSkrifttypeSkrifttype. Fra listboxen Understregning er det muligt at vælge forskellige former for understregning. Tabulatorer administreres fra FormaterTabulatorer…. I denne dialogbox kan du bestemme intervallet mellem tabulering og anvendelse af fyldtegn.Udskriv:
Det er muligt at danne sig et indtryk af den færdige udskrift, inden printeren begynder at sluge papir og farvetoner. Klik på sjette ikon fra venstre i standardlinien (Vis udskrift) og der vises et skærmbillede, omtrent som en udskrift af dit dokument vil se ud. Samme funktion kan opnås ved at vælge FilerVis udskrift i menulinien. Med tasterne Page Up og Page Down kan brugeren bladre i det viste dokument. Efter at have set det viste udskrift, så kan det udskrives ved at klikke på printer-ikonet Udskriv. Det er også muligt at vende tilbage til editoren og lave eventuelle rettelser ved at klikke på ikonet Luk. Et dokument kan også udskrives fra editoren enten ved at klikke på printer-ikonet Udskriv i standardlinien eller vælge udskriftsfunktionen fra Filer – Udskriv fra menulinien. Men det nemmestee r at bruge genvejen ctrl+p. I dialogboxen vælges printeren der skal udskrives på, hvor meget af dokumentet der skal udskrives og i hvor mange exemplarer. Det er muligt at sætte de fleste printere op til at udskrive i en lav kvalitet, hvor der spares på farvetoner, ligesom det er muligt at vælge en særlig høj udskriftskvalitet, dette valg kan eventuelt foretages fra dialogboxen Egenskaber.

Frigivet oktober 2001 og sidst opdateret oktober 2003

Top   Email til Webmaster   Mainmenu