8.0 Regneark
Der findes mange udmærkede programmer der kan lave regneark, nogle
af de mest udbredte er Microsoft Excel XP og Star Office. Med regneark er
det muligt at lave omfattende regnskaber, beregninger, skemaer, planer etc.
Opgaver der er oplagte for en computer at udføre. I denne guide er
det muligt at blive at blive introduceret i anvendelse af ExcelXP.
Efter opstart af computeren vises skrivebordet, hvorfra brugeren nemt og
hurtigt kan opstarte et program fra en af ikonerne. Et dobbeltklik på
ikonet for ExcelXP giver besked til operativsystemet om at starte det. Operativsystemet
kontrollerer om programmet existerer, loader det og lader nu ExcelXP blive
afviklet på computeren. Hvis ikke der er et ikon for det ønskede
programmet, så :
- Klik på Start i nederste venstre hjørne.
- Træk musecursoren op i menupunktet Programmer.
- Dobbeltklik på ExcelXP.
8.1 Microsoft Excel XP generelt
Efter opstart af ExcelXP vises et skærmbillede med en masse celler.
Det er arbejdsområdet hvor der skrives værdier, text, formler,
regneudtryk etc. Alle cellerne er struktureret i rækker og kolonner,
så der nemt og entydigt kan refereres til en celle. Et regnearkdokument
består af en eller flere regneark samt forskellige data og kaldes i
MS-verdenen for en projektmappe. Figur 32 viser skærmbilledet brugeren
præsenteres for, når ExcelXP er startet op. Øverst er
titellinien, her står at det er Microsoft Excel der arbejdes i og projektmappen
kaldes for Mappe 1, indtil brugeren omdøber den eller henter en anden
mappe. Under titellinien er menulinien, to værktøjslinier –
standard- og formateringslinien samt en formellinie.
Figur 32 : Skærmbilledet for MS Excel omfatter titellinie, værktøjslinier,
arbejdsområde samt andre redskaber der letter arbejdet med at lave
regneark. I højre side er opgaveruden, en avanceret dialogbox der
hjælper brugeren gennem forskellige opgaver.
Menulinien i MS Excel XP omfatter følgende undermenuer:
- Filer, herfra åbnes en ny projektmappe eller en existerende
projektmappe. En projektmappe der arbejdes på kan gemmes fra denne
undermenu. Det er også muligt at udskrive projektmappen på printeren.
Og så kan programmet afsluttes. Prøv at klikke på Gem
som ... i en dialogbox spørges om, hvilket navn dokumentet skal
have. Skriv budget i feltet Filnavn: og klik på Gem.
Nu er der oprettet en fil til projektmappen, der bliver gemt i mappen Dokumenter
med navnet budget. I editorens titellinie er navnet anført, så
det er muligt at se, hvilket dokument der arbejdes i.
- Rediger, fra denne undermenu er det muligt at fortryde ændringer,
klippe og kopiere dele af et regneark samt søge og erstatte i dele
af et regneark.
- Vis, her vælges hvilke menulinier der skal vises på
skærmen og hvordan hele skærmen skal fremstå, mens der
arbejdes i regnearket. Det vil som regel være tilstrækkeligt at
vælge standardlinie, formateringslinie og formellinie, som vælges
fra menupunktet værktøjslinier. I denne undermenu
kan der i øvrigt også oprettes sidehoved og sidefod.
- Indsæt, gør det muligt at indsætte celler,
rækker, kolonner og yderligere regneark. Der kan også indsættes
diagrammer, funktioner, billeder, figurer og andre specielle faciliteter
i dit regneark fra denne undermenu.
- Formater, her vælges hvordan tegnene i regnearket skal
præsenteres dvs. skrifttype, typografi, størrelse etc. Brugeren
bestemmer også hvor store marginer der skal være samt eventuelle
spalters fremtræden.
- Funktioner, her er programmets stavekontrol, synonymordbog
samt programmets korrekturredskaber.
- Tabel, er et redskab til at oprette tabeller i dokumentet.
Indholdet i tabellerne kan sorteres, ligesom der kan tilføjes og
fjernes rækker og koloner til en tabel.
- Vindue, det er muligt at arbejde på projektmappen i
flere vinduer.
- Hjælp, selvom hjælpmenuen til tider kan være
temmelig frustrerende og mangelfuld, så hænder det at den kan
bruges. Prøv at klikke på :
- Microsoft Word Hjælp.
- Skriv fil i inputboxen og klik på Søg, nu vises
en liste over forskellige opslagsord tilknyttet filhåndtering, fx.
at åbne eller gemme en fil.
- Klik på et af opslagsordene og en beskrivelse af begrebet
gør det forhåbentlig nemmere at bruge programmet. Det er også
muligt at blive henvist til yderligere forklaringer.
- Klik på krydset i øverste højre hjørne
af beskedboxen for at lukke beskeden.
Den lille sjove papirclips, der er nederst i skærmbilledet, er
også en del af hjælpeværktøjet og kaldes office-assistenten.
Hvis den ikke er i skærmbilledet, kan den aktiveres ved at klikke
på spørgsmålstegns-ikonet - det sidste ikon i standardlinien,
som ser sådan ud:
Værktøjslinier:
Under menulinien ligger standardlinien, der omfatter genveje til de mest
brugte funktioner. Det er muligt at åbne et nyt dokument, hente indholdet
i en fil, gemme et regneark, udskrive et regneark på en printer, få
vist regnearket på skærmen, som den vil se ud hvis den skal
udskrives, lave stavekontrol, klippe og kopiere i dele af regnearket, lave
tabeller, spalter og rammer. Under standardlinien, ligger formateringsslinien,
her er der genveje til endnu flere funktioner der ofte anvendes i regnearket.
Det er muligt at bestemme tegnenes skrifttype, typografi samt størrelse.
Det er også muligt at bestemme regnearkets opstilling, lave punktopstilling
og definere tekstens farve. Det er muligt at tilføje endnu flere
værktøjslinier eller fjerne værktøjslinier, afhængig
af den enkelte brugers behov :
- Klik på undermenuen Vis.
- Vælg Værktøjslinier, du får nu vist
en liste over værktøjslinier. Standard og Formatering
er sandsynligvis allerede markeret.
- Klik på nogle af værktøjslinierne og dan dig
et indtryk af funktionen Værktøjslinien.
- Til sidst skal kun værktøjslinierne Standard
og Formatering være aktive.
Den sidste linie er formellinen, som viser hvilken celle der arbejdes
i. Desuden er der en inputlinie til indlæsning af text, værdier
og formler.
Selve regnearket er struktureret i rækker og kolonner, 64.000 rækker
og 256 kolonner inddelt i et koordinatsystem, der gør det nemt at
referere til en celle. Det er også muligt at navngive celler. Ligesom
cellerne kan gøres mindre eller større.
Opret et dokument
: En ny fil åbnes ved at klikke på
Ny-ikonet i standardlinien,
det første ikon fra venstre. En existerende fil åbnes ved at
:
- Klikke på mappeikonet (anden ikon fra venstre) i standardlinien.
- Eller klik på menupunktet Åbn fra undermenuen
Filer, der vises en dialogbox med en oversigt over filer i en
mappe. Det er også muligt at bruge genvejen ctrl+o.
- Til højre for feltet Søg i: er der en en pil-ned.
Klik på den og der vises en oversigt over mappehierarkiet inklusive
lagerenheder der er tilknyttet systemet. Det er nu muligt at navigere rundt
i filsystemet indtil den ønskede fil er fundet, dobbeltklik på
filnavnet og den hentes ind i editoren, klar til at blive skrevet i.
Første gang en fil skal gemmes :
- Klik på diskette-ikonet (det tredje ikon) i standardlinien.
- Klik på Gem som....
- Giv filen et sigende navn og vælg den mappe hvori filen skal
gemmes.
- Klik på OK.
Efterfølgende
kan filen gemmes ved at klikke på diskette-ikonet eller genvejen ctrl+s.
8.2 Exempel : Familien Nielsens budget
I dette exempel illustreres hvordan et regneark kan oprettes og viser
samtidig nogle af dets stærke muligheder. Når Excel er opstartet
så navngiv det uskrevne regneark ved at klikke på Gem-ikonet
i standardlinien. Kald regnearket for budget og gem det i en mappe oprettet
til formålet.
Venstreklik på feltet A2 og hold museknappen nede, træk musen
ned over regnearket til felt I29, slip museknappen. Nu er arealet der skal
være baggrund for regnearket markeret. Klik på Fyldfarve-ikonet
i formateringslinien og vælg en lys farve. Start med at lave texten
til regnearket :
- I felt B3 skrives: Budget for familien Nielsen
- Marker texten (træk musen hen over texten i formellinien)
og klik på Fed-ikonet eller genvejstasten ctrl+f.
- Da denne textdel skal være overskrift så giv den 24
punkt i skriftstørrelse, som vælges i listen over Skriftstørrelse
fra formateringslinien.
- I felt B4 skrives: Budget pr. måned 2002
- Markerer texten og sæt skriftstørrelsen til 18 punkt.
- I felt B6 skal der stå Indtægter : , texten skal kursiveres,
sættes til fed og have størrelsen 12 punkt.
- I felt B13 skal der stå Udgifter : , texten skal kursiveres,
sættes til fed og have størrelsen 12 punkt.
- I felt B28 skal der stå Resultat : , texten skal kursiveres,
sættes til fed og have størrelsen 12 punkt.
- I felt C7 skrives: timeantal :
- I felt D7 skrives: timeløn :
- I felt E7 skrives: skatte% :
- I felt F7 skrives: nettoløn :
- I felt B8 skal der stå Karsten : og i B9 skal der stå
Kirsten :
- Marker felt B15 til og med B22 og skriv følgende med et linieskift
efter hvert ord : Termin Varme El Telefon Fagforening Forsikring Diverse
Dagligvarer
- I felt B11 skal der stå Indtægter i alt : og i B26 skal
der stå Udgifter i alt :
- Gem regnearket, klik på Gem-ikonet i standardlinien
eller genvejstasten ctrl+s.
Nu er texten til regnearket lavet og der skal indsættes værdier
samt regneudtryk i felterne:
- Skriv 160 i C8 og 150 i C9.
- I D8 skal der stå 135 og i D9 skal der stå 125.
- Marker D8 og D9 og klik på Seperatortegn-ikonet i formateringslinien.
- I de to felter under skatte% skrives 45.
- Felterne F15 til F22 markeres og følgende skrives med et
linieskift efter hvert tal : 6000 1200 400 300 2100 800 4000 6000.
- F15 til F22 skal også være sat op til tusindtalstypografi,
nu er værdierne indlæst og der skal nu tilføjes nogle
regneudtryk.
- I F8 skrives nøjagtig følgende regneudtryk =C8*D8-(C8*D8*E8/100).
- I F9 skrives nøjagtig følgende regneudtryk =C9*D9-(C9*D9*E9/100).
- Der findes funktioner der gør regneudtrykkene nemmere at
lave, fx. autosum. Venstreklik i felt H11 og klik på Autosum
i standardlinien og der står nu =SUM() i feltet.
- Marker felterne F8 og F9 tryk på Enter. Nu viser felt
H11 summen af felterne F8 og F9.
- Klik med musen i felt H26, klik på Autosum.
- Marker felterne fra og med F14 til og med F26 og tryk på Enter.
- I H28 skrives =H11-H26 og vælg dobbeltunderstregning fra Rammer-ikonet
i formaterings-linien.
Husk at gemme det der er lavet indtil nu. Til sidst kan der være
lidt layout-mæssig finpudsning. Jeg synes at H-kolonnen er for sammenpresset
med F-kolonnen. Med musen i topmargen i det punkt mellem H og I hvor musecursoren
ændres fra et hvidt kryds til en sort streg med en dobbeltpil på
tværs, trækkes kolonnen lidt til højre. Som hovedregel
skal text være venstrestillet og tal skal være højrestillet.
Klik på E8 og med de tre justeringsikoner i formateringslinien kan
du bestemme, hvor i feltet 45 skal stå. Lav sikkerhedskopi til sidst.
Ovenstående anvisninger burde føre frem til omtrentlig dette
resultat :
8.4 MSExcel – detaljeret gennemgang
MSExcel stiller en lang række funktioner og faciliteter til rådighed,
som gør det nemt at lave et regneark. Dels er det muligt at fremstille
text og illustrationer i et omfang der svarer til avancerede textbehandlingsprogrammer.
Dels er det muligt at lave beregninger, indsætte formler etc. i et
omfang der gør regneark til et stærkt redskab. I det følgende
laves en mere detaljeret gennemgang af de forskellige faciliteter og deres
funktionalitet.
Et regneark består af text, talværdier og formler, som indlæses
i formelliniens inputlinie. Ved indlæsning af text er der samme muligheder
for at manipulere på texten som i de fleste textbehandlingsprogrammer.
I det følgende gennemgås hvordan.
Formatering:
For at bestemme skrifttypen for et dokument gør følgende:
- Klik på Formater.
- Vælg Typografi ....
- Vælg Rediger ....
- Vælg fanebladet Skrifttype.
- Herfra bestemmes tegnenes type, typografi, størrelse, farve
etc..
- Når dokumentet er formateret færdigt så klik OK
to gange.
Enkelttegn eller dele af text kan ændres ved at :
- Markere textdelen, enten med musen eller klik på rækken
i venstremargen eller kolonnen i topmargen.
- Klik på den ønskede type, typografi, størrelse
eller farve på ikonerne fra formateringslinien.
Stavekontrol:
Stavekontrol kan regnearket også udføre, enten på hele
regnearket eller på det markerede område. Vælg undermenuen
Funktioner i menulinien og klik på
Stavekontrol....
Genvejstasten F7 kan også bruges. Med
Autokorrektur kan omfanget
af stavekontrol præciseres :
- Klik på undermenuen Funktioner.
- Klik på Indstillinger for Autokorrektur....
- Klik på fluebenet i checkboxen Første bogstav i
sætninger med stort. Der er situationer, hvor det er irriterende,
at den retter til stort, fx. Efter et punktum i en forkortelse.
- I inputlinien Erstat: skrives saks og i inputlinien Med:
skrives sax. Herefter vil saks automatisk blive rettet til sax og du vil
nu bidrage til udbredelsen af det lille kønne bogstav x, som bliver
brugt alt for lidt ;-)
- For at komme ud af dialogboxen klik på OK.
Indsæt billede, text eller figur:
Fra undermenuen
Indsæt er det muligt at tilføje forskellige
elementer i regnearket, fx. celler, rækker, kolonner, funktioner,
billeder etc. For at indsætte grafik gøres følgende:
- Klik på Indsæt.
- Vælg Billede, herefter vælges mellem fem forskellige
typer illustrationer :
- Multimedieklip ..., herfra vælges mellem forskellig
grafik, som følger med Excel.
- Fra fil ..., hvis brugeren har et billede, så kan det
indsættes i regnearket herfra. Find billedet ved at navigere rundt
i mappe- og fil-hierarkiet og dobbeltklik på den ønskede billedfil.
- Fra scanner eller kamera ..., har du en scanner eller et
digitalkamera så hent dine billeder herfra.
- Organisationsdiagram, giver en logisk oversigt over en virksomheds
struktur.
- Ny tegning, med denne facilitet er det muligt at lave egne
tegninger i et regenark.
- Autofigurer, er skabeloner til streggrafik der følger
med Excel.
- WordArt ... kan bruges til at opbygge nogle ganske kreative
overskrifter o.lign..
Når de grafiske elementer er indsat, så kan der laves forskellige
tilpasninger vha. værktøjslinien, der kommer frem sammen med
det grafiske element.
Opstilling/format:
Ofte er der brug for ensartet opstilling af lister. Excel har en række
forudindstillede tabelformater, som brugeren kan vælge imellem. Når
de er tilføjet regnearket skal de bare udfyldes med tal og formler.
Prøv at :
- Markere et område i et regneark.
- Vælg Formater i menulinien.
- Klik på Autoformat....
- Vælg et format fra listen Tabelformat:, det er muligt
at tilpasse den enkelte tabel ved at klikke på Indstillinger>>.
I dette dokument har jeg valgt at lave et sidehoved :
”Computeren – introduktion og guide
side 27”
Der kan også være en sidefod i et regneark. For at oprette
sidehoved eller sidefod så:
- Klik på Vis.
- Vælg Sidehoved og sidefod.
- Fra listen Sidehoved: eller Sidefod: vælges
mellem forskellige foruddefinerede texter til sidehoved eller sidefod. Gå
ind i Tilpas sidehoved... eller Tilpas sidefod... for selv at
bestemme hvad der skal stå.
Det er muligt at tilknytte kommentarer og små beskeder til enkelte
celler.
- Vælg Vis.
- Klik på Kommentarer, der vises nu værktøjslinien
Korrektur.
- Klik på det første ikon Ny kommentar, skriv
en kort besked.
- Klik et sted på regnearket.
- Klik på ikonet Skjul Kommentar, herefter vises beskeden
når musen trækkes henover de felter der har fået tilføjet
kommentarer. Kommentarer kan også indsættes fra undermenuen
Indsæt.
Text er kun en del af regnearket, talværdier og formler vedrører
selve regnearkets substans, i det følgende gennemgås disse
elementer. Det kan være noget kedeligt og tørt stof, men giv
dig god tid til læsningen og læs det så en gang til, hav
tålmodighed, så skal det nok falde på plads.
Talformat:
Tal kan forekomme i mange forskellige former. I vores bevidsthed kan tal
være uendelig store eller uendelig små, computere kan også
arbejde med meget store eller meget små tal, men der vil altid være
en grænse for hvor store eller hvor små de er. I Excel er det
muligt at vise tal, der har op til 11 cifre i en celle, desuden gemmer Excel
de 15 mest betydende cifre i et tal. Tal kan forekomme som almindelige heltal
fx. 713, som exponentialnotation fx. 7,13E+02 eller decimaltal fx. 713,00.
Den enkelte celle eller hele projektmappen sættes op til bestemte
talformater ved at :
- Klikke på undermenuen Formater.
- Vælge Celler....
- Vælge fanebladet Tal, i dialogboxen kan du vælge
den kategori talene skal tilhøre, hvor mange decimaler der skal være
og om der skal bruges særlige symboler. I exempel-boxen kan du se,
hvordan tallet vil blive vist.
Regneudtryk:
Regneudtryk, som vi lærte dem i folkeskolen, er typisk bygget op
på følgende måde:
<værdi> <operator> <værdi>
hvor <værdi> kan være en talværdi eller et regneudtryk.
Talværdier opdeles i forskellige kategorier som anført ovenfor.
<operator> kan være en af de gyldige beregningsoperatorer, fx.
* / + - (de 4 aritmetiske operatorer) eller = < > (sammenligningsoperatorer).
Når en formel indlæses i en celle i Excel, så skal den
følge dette format :
=<værdi><operator><værdi>
Formlen starter med et lighedstegn men følger ellers det format,
de fleste kender for et regneudtryk. Hvis formlen ikke starter med et lighedstegn,
så forventer Excel, at der enten kommer et tal eller noget text. Efter
lighedstegnet kommer <værdi> som kan være et gyldigt tal,
navnet på en celle eller en funktion. <operator> er regneoperatorerne
som nævnt ovenfor, bemærk at multiplikations- og divisionsoperatorene
har højere prioritet end additions- og substraktionsoperatorene (dvs.
2+3*4=14 mens (2+3)*4=24). For at få mere at vide om operatorprioritet
så søg på ”operator rækkefølge” i hjælp-funktionen.
Funktioner:
Der følger mange funktioner med i Excel. Formatet for en funktion
er :
funktionsnavn(argumentliste)
brugeren kan selv indskrive funktionsnavnet direkte i formellinien, men
vælges formlen fra Excels liste over funktioner, så undgåes
fejlindtastning. Argumentliste er enten en talværdi, som gennemgået
ovenfor, efterfulgt af eventuelt flere talværdier. Argumentlisten
kan også indeholde referencer til celler i regnearket. Funktionen
returnerer en talværdi.
En funktion tilføjes regnearket ved at :
- Vælg Indsæt fra menulinien.
- Klik på Funktion....
- Vælg den ønskede funktion, hvis der er tvivl om hvilke
argumenter funktionen skal have og hvad den returnerer, så klik på
Office-assistenten, som kan være til en del hjælp.
Navngivning:
Indtil nu har de enkelte celler været navngivet ud fra rækken
og kolonnen de befandt sig i. Q23;XW54 er tågesnak, som kan virke intetsigende
og forvirrende, for den der sidder og laver et regneark. Det er muligt at
navngive celler for at lette arbejdet, med at lave regneark :
- Vælg Indsæt.
- Klik på Navn.
- Vælg Definer..., giv cellen et sigende navn i inputlinien
Navne i projektmappe.
- Klik på Luk, bemærk at det nye navn bliver vist
i formellinien.
Udskriv:
Det er muligt at danne sig et indtryk af den færdige udskrift, inden
printeren begynder at sluge papir og farvetoner. Klik på femte ikon
fra venstre i standardlinien (
Vis udskrift) og få vist et skærmbillede,
omtrent som en udskrift af dokumentet vil se ud. Samme funktion kan opnås
ved at vælge
Filer –
Vis udskrift i menulinien. Med
tasterne Page Up og Page Down bladres i det viste dokument. Efter at have
set udskriftet, så kan det udskrives ved at klikke på printer-ikonet
Udskriv. Det er også muligt at vende tilbage til editoren og
lave eventuelle rettelser ved at klikke på
Luk-ikonet. Et dokument
kan udskrives fra editoren enten ved at klikke på printer-ikonet
Udskriv
i standardlinien eller vælge udskriftsfunktionen fra
Filer – Udskriv
fra menulinien eller ved at bruge genvejstasten
ctrl+p. I dialogboxen
skal der eventuelt vælges en printer der skal udskrives på,
hvor meget af dokumentet der skal udskrives og i hvor mange exemplarer.
Det er muligt at sætte de fleste printere op til at udskrive i en
lav kvalitet, hvor der spares på printerfarven, ligesom det er muligt
at vælge en særlig høj udskriftskvalitet, dette valg
kan eventuelt foretages fra dialogboxen
Egenskaber.
Top Email til Webmaster
Mainmenu