8.0 Regneark

Der findes mange udmærkede programmer der kan lave regneark, nogle af de mest udbredte er Microsoft Excel XP og Star Office. Med regneark er det muligt at lave omfattende regnskaber, beregninger, skemaer, planer etc. Opgaver der er oplagte for en computer at udføre. I denne guide er det muligt at blive at blive introduceret i anvendelse af ExcelXP.

Efter opstart af computeren vises skrivebordet, hvorfra brugeren nemt og hurtigt kan opstarte et program fra en af ikonerne. Et dobbeltklik på ikonet for ExcelXP giver besked til operativsystemet om at starte det. Operativsystemet kontrollerer om programmet existerer, loader det og lader nu ExcelXP blive afviklet på computeren. Hvis ikke der er et ikon for det ønskede programmet, så :



8.1 Microsoft Excel XP generelt

Efter opstart af ExcelXP vises et skærmbillede med en masse celler. Det er arbejdsområdet hvor der skrives værdier, text, formler, regneudtryk etc. Alle cellerne er struktureret i rækker og kolonner, så der nemt og entydigt kan refereres til en celle. Et regnearkdokument består af en eller flere regneark samt forskellige data og kaldes i MS-verdenen for en projektmappe. Figur 32 viser skærmbilledet brugeren præsenteres for, når ExcelXP er startet op. Øverst er titellinien, her står at det er Microsoft Excel der arbejdes i og projektmappen kaldes for Mappe 1, indtil brugeren omdøber den eller henter en anden mappe. Under titellinien er menulinien, to værktøjslinier – standard- og formateringslinien samt en formellinie.
 

Figur 32 : Skærmbilledet for MS Excel omfatter titellinie, værktøjslinier, arbejdsområde samt andre redskaber der letter arbejdet med at lave regneark. I højre side er opgaveruden, en avanceret dialogbox der hjælper brugeren gennem forskellige opgaver.


Menulinien i MS Excel XP omfatter følgende undermenuer:

Den lille sjove papirclips, der er nederst i skærmbilledet, er også en del af hjælpeværktøjet og kaldes office-assistenten. Hvis den ikke er i skærmbilledet, kan den aktiveres ved at klikke på spørgsmålstegns-ikonet - det sidste ikon i standardlinien, som ser sådan ud:   


Værktøjslinier:
 

Under menulinien ligger standardlinien, der omfatter genveje til de mest brugte funktioner. Det er muligt at åbne et nyt dokument, hente indholdet i en fil, gemme et regneark, udskrive et regneark på en printer, få vist regnearket på skærmen, som den vil se ud hvis den skal udskrives, lave stavekontrol, klippe og kopiere i dele af regnearket, lave tabeller, spalter og rammer. Under standardlinien, ligger formateringsslinien, her er der genveje til endnu flere funktioner der ofte anvendes i regnearket. Det er muligt at bestemme tegnenes skrifttype, typografi samt størrelse. Det er også muligt at bestemme regnearkets opstilling, lave punktopstilling og definere tekstens farve. Det er muligt at tilføje endnu flere værktøjslinier eller fjerne værktøjslinier, afhængig af den enkelte brugers behov :

Den sidste linie er formellinen, som viser hvilken celle der arbejdes i. Desuden er der en inputlinie til indlæsning af text, værdier og formler.  
Selve regnearket er struktureret i rækker og kolonner, 64.000 rækker og 256 kolonner inddelt i et koordinatsystem, der gør det nemt at referere til en celle. Det er også muligt at navngive celler. Ligesom cellerne kan gøres mindre eller større. Opret et dokument : En ny fil åbnes ved at klikke på Ny-ikonet i standardlinien, det første ikon fra venstre. En existerende fil åbnes ved at : Første gang en fil skal gemmes :
Efterfølgende kan filen gemmes ved at klikke på diskette-ikonet eller genvejen ctrl+s.

 

8.2 Exempel : Familien Nielsens budget

I dette exempel illustreres hvordan et regneark kan oprettes og viser samtidig nogle af dets stærke muligheder. Når Excel er opstartet så navngiv det uskrevne regneark ved at klikke på Gem-ikonet i standardlinien. Kald regnearket for budget og gem det i en mappe oprettet til formålet.

Venstreklik på feltet A2 og hold museknappen nede, træk musen ned over regnearket til felt I29, slip museknappen. Nu er arealet der skal være baggrund for regnearket markeret. Klik på Fyldfarve-ikonet i formateringslinien og vælg en lys farve. Start med at lave texten til regnearket :

Nu er texten til regnearket lavet og der skal indsættes værdier samt regneudtryk i felterne: Husk at gemme det der er lavet indtil nu. Til sidst kan der være lidt layout-mæssig finpudsning. Jeg synes at H-kolonnen er for sammenpresset med F-kolonnen. Med musen i topmargen i det punkt mellem H og I hvor musecursoren ændres fra et hvidt kryds til en sort streg med en dobbeltpil på tværs, trækkes kolonnen lidt til højre. Som hovedregel skal text være venstrestillet og tal skal være højrestillet. Klik på E8 og med de tre justeringsikoner i formateringslinien kan du bestemme, hvor i feltet 45 skal stå. Lav sikkerhedskopi til sidst. Ovenstående anvisninger burde føre frem til omtrentlig dette resultat :
 


 
 
 


8.4 MSExcel – detaljeret gennemgang

MSExcel stiller en lang række funktioner og faciliteter til rådighed, som gør det nemt at lave et regneark. Dels er det muligt at fremstille text og illustrationer i et omfang der svarer til avancerede textbehandlingsprogrammer. Dels er det muligt at lave beregninger, indsætte formler etc. i et omfang der gør regneark til et stærkt redskab. I det følgende laves en mere detaljeret gennemgang af de forskellige faciliteter og deres funktionalitet.

Et regneark består af text, talværdier og formler, som indlæses i formelliniens inputlinie. Ved indlæsning af text er der samme muligheder for at manipulere på texten som i de fleste textbehandlingsprogrammer. I det følgende gennemgås hvordan.
 

Formatering:

For at bestemme skrifttypen for et dokument gør følgende:

Enkelttegn eller dele af text kan ændres ved at :  
Stavekontrol:  

Stavekontrol kan regnearket også udføre, enten på hele regnearket eller på det markerede område. Vælg undermenuen Funktioner i menulinien og klik på Stavekontrol.... Genvejstasten F7 kan også bruges. Med Autokorrektur kan omfanget af stavekontrol præciseres :  
Indsæt billede, text eller figur:  

Fra undermenuen Indsæt er det muligt at tilføje forskellige elementer i regnearket, fx. celler, rækker, kolonner, funktioner, billeder etc. For at indsætte grafik gøres følgende: Når de grafiske elementer er indsat, så kan der laves forskellige tilpasninger vha. værktøjslinien, der kommer frem sammen med det grafiske element.  


Opstilling/format:

Ofte er der brug for ensartet opstilling af lister. Excel har en række forudindstillede tabelformater, som brugeren kan vælge imellem. Når de er tilføjet regnearket skal de bare udfyldes med tal og formler. Prøv at :

I dette dokument har jeg valgt at lave et sidehoved :


Computeren – introduktion og guide         side 27




Der kan også være en sidefod i et regneark. For at oprette sidehoved eller sidefod så:

Det er muligt at tilknytte kommentarer og små beskeder til enkelte celler. Text er kun en del af regnearket, talværdier og formler vedrører selve regnearkets substans, i det følgende gennemgås disse elementer. Det kan være noget kedeligt og tørt stof, men giv dig god tid til læsningen og læs det så en gang til, hav tålmodighed, så skal det nok falde på plads.


Talformat:
 

Tal kan forekomme i mange forskellige former. I vores bevidsthed kan tal være uendelig store eller uendelig små, computere kan også arbejde med meget store eller meget små tal, men der vil altid være en grænse for hvor store eller hvor små de er. I Excel er det muligt at vise tal, der har op til 11 cifre i en celle, desuden gemmer Excel de 15 mest betydende cifre i et tal. Tal kan forekomme som almindelige heltal fx. 713, som exponentialnotation fx. 7,13E+02 eller decimaltal fx. 713,00. Den enkelte celle eller hele projektmappen sættes op til bestemte talformater ved at :
Regneudtryk:
 

Regneudtryk, som vi lærte dem i folkeskolen, er typisk bygget op på følgende måde:

<værdi> <operator> <værdi>

hvor <værdi> kan være en talværdi eller et regneudtryk. Talværdier opdeles i forskellige kategorier som anført ovenfor. <operator> kan være en af de gyldige beregningsoperatorer, fx. * / + - (de 4 aritmetiske operatorer) eller = < > (sammenligningsoperatorer).
 

Når en formel indlæses i en celle i Excel, så skal den følge dette format :

=<værdi><operator><værdi>

Formlen starter med et lighedstegn men følger ellers det format, de fleste kender for et regneudtryk. Hvis formlen ikke starter med et lighedstegn, så forventer Excel, at der enten kommer et tal eller noget text. Efter lighedstegnet kommer <værdi> som kan være et gyldigt tal, navnet på en celle eller en funktion. <operator> er regneoperatorerne som nævnt ovenfor, bemærk at multiplikations- og divisionsoperatorene har højere prioritet end additions- og substraktionsoperatorene (dvs. 2+3*4=14 mens (2+3)*4=24). For at få mere at vide om operatorprioritet så søg på ”operator rækkefølge” i hjælp-funktionen.
 

Funktioner:

Der følger mange funktioner med i Excel. Formatet for en funktion er :

funktionsnavn(argumentliste)

brugeren kan selv indskrive funktionsnavnet direkte i formellinien, men vælges formlen fra Excels liste over funktioner, så undgåes fejlindtastning. Argumentliste er enten en talværdi, som gennemgået ovenfor, efterfulgt af eventuelt flere talværdier. Argumentlisten kan også indeholde referencer til celler i regnearket. Funktionen returnerer en talværdi.
 

En funktion tilføjes regnearket ved at :


Navngivning:  

Indtil nu har de enkelte celler været navngivet ud fra rækken og kolonnen de befandt sig i. Q23;XW54 er tågesnak, som kan virke intetsigende og forvirrende, for den der sidder og laver et regneark. Det er muligt at navngive celler for at lette arbejdet, med at lave regneark :

 
Udskriv:

Det er muligt at danne sig et indtryk af den færdige udskrift, inden printeren begynder at sluge papir og farvetoner. Klik på femte ikon fra venstre i standardlinien (Vis udskrift) og få vist et skærmbillede, omtrent som en udskrift af dokumentet vil se ud. Samme funktion kan opnås ved at vælge FilerVis udskrift i menulinien. Med tasterne Page Up og Page Down bladres i det viste dokument. Efter at have set udskriftet, så kan det udskrives ved at klikke på printer-ikonet Udskriv. Det er også muligt at vende tilbage til editoren og lave eventuelle rettelser ved at klikke på Luk-ikonet. Et dokument kan udskrives fra editoren enten ved at klikke på printer-ikonet Udskriv i standardlinien eller vælge udskriftsfunktionen fra Filer – Udskriv fra menulinien eller ved at bruge genvejstasten ctrl+p. I dialogboxen skal der eventuelt vælges en printer der skal udskrives på, hvor meget af dokumentet der skal udskrives og i hvor mange exemplarer. Det er muligt at sætte de fleste printere op til at udskrive i en lav kvalitet, hvor der spares på printerfarven, ligesom det er muligt at vælge en særlig høj udskriftskvalitet, dette valg kan eventuelt foretages fra dialogboxen Egenskaber.
 


Top
   Email til Webmaster   Mainmenu