Regneark

Med regneark er det muligt at lave omfattende regnskaber, beregninger, skemaer, planer etc., opgaver der er oplagte for en computer at udføre. I denne guide er det muligt at blive introduceret i anvendelse af Open Office Calc. Open Office er ikke bare et textbehandlingsprogram, men et helt office-miljø der omfatter database, regneark, tegne- og præsentations-programmer og er dermed et af de mest seriøse kontorpakkeprogrammer på markedet. Open Office kan downloades fra Internettet, prøv dette link: http://download.openoffice.org/2.0.1/index.html. Dette dokument tager udgangspunkt i Open Office 2.0.

Efter opstart af computeren vises skrivebordet, hvorfra brugeren nemt og hurtigt kan opstarte et program fra en af ikonerne. Et dobbeltklik på ikonet for Open Office Calc giver besked til operativsystemet om at starte det. Operativsystemet kontrollerer om programmet existerer, loader det og lader nu Open Office Calc blive afviklet på computeren. Hvis ikke der er et ikon for det ønskede programmet, så :


Open Office Calc generelt

Efter opstart af Open Office vises et skærmbillede med masse af celler. Det er arbejdsområdet, hvor der skrives værdier, text, formler, regneudtryk etc. Alle cellerne er struktureret i rækker og kolonner, at referere til en celle er nemt og entydigt. Et regnearkdokument består af en eller flere regneark. Figur 1 viser skærmbilledet brugeren præsenteres for, når Open Office calc opretter et nyt regenark. Øverst er titellinien, her står at det er Open Office der arbejdes i og dokumentet kaldes for Unavngivet efterfulgt af et tal, indtil brugeren omdøber den eller henter et andet regneark. Under titellinien er menulinien, to værktøjslinier – standard- og formateringslinien samt en formellinie.

Calculator - arbejdsområdet

Figur 1 : Skærmbilledet for Open Office Calc omfatter titellinie, værktøjslinier, arbejdsområde samt andre redskaber der letter arbejdet med at lave regneark.


Menulinien i Open Office calc omfatter følgende undermenuer:

Værktøjslinier

Under menulinien ligger standardlinien, der omfatter genveje til de mest brugte funktioner. Det er muligt at hente indholdet i en fil, gemme et regneark og udskrive et regneark på en printer. Under standardlinien ligger formateringslinien, her er der genveje til endnu flere funktioner der ofte anvendes i regnearket. Det er muligt at bestemme tegnenes skrifttype, typografi samt størrelse. Det er også muligt at bestemme regnearkets opstilling, lave punktopstilling og definere tekstens farve.

Det er muligt at tilføje endnu flere værktøjslinier eller fjerne værktøjslinier, afhængig af den enkelte brugers behov :

Den sidste linie er formellinjen, som viser hvilken celle der arbejdes i. Desuden er der en inputlinie til indlæsning af text, værdier og formler. Selve regnearket er struktureret i rækker og kolonner, 32.000 rækker og 256 kolonner inddelt i et koordinatsystem, der gør det nemt at referere til en celle. Det er også muligt at navngive celler. Ligesom cellerne kan gøres mindre eller større. En ny fil åbnes ved at klikke på Ny(t)-ikonet i undermenuen Filer. En existerende fil åbnes ved at :

Første gang en fil skal gemmes :


Familien Nielsens budget

I dette exempel illustreres, hvordan et regneark kan oprettes og viser samtidig nogle af dets stærke muligheder. Når Open Office Calc. er opstartet så navngiv det uskrevne regneark ved at klikke på Gem-ikonet i standardlinien. Kald regnearket for budget og gem det i en mappe oprettet til formålet.

Venstreklik på feltet A2 og hold museknappen nede, træk musen ned over regnearket til felt I29, slip museknappen. Nu er arealet der skal være baggrund for regnearket markeret. Klik på Fyldfarve-ikonet i formateringslinien og vælg en lys farve. Start med at lave texten til regnearket :

Nu er texten til regnearket lavet og der skal indsættes værdier samt regneudtryk i cellerne:

Til sidst kan der være lidt layout-mæssig finpudsning. Jeg synes at H-kolonnen er for sammenpresset med F-kolonnen. Med musen i topmargen i det punkt mellem H og I hvor musecursoren ændres fra et hvidt kryds til en sort streg med en dobbeltpil på tværs, trækkes kolonnen lidt til højre. Som hovedregel skal text være venstrestillet og tal skal være højrestillet. Klik på E8 og med de tre justeringsikoner i formateringslinien kan du bestemme, hvor i feltet 45 skal stå. Marker de celler hvor talformatet skal repræsenteres i valuta og klik på valutaikonet i formateringslinien. Lav sikkerhedskopi til sidst. Ovenstående anvisninger burde føre frem til omtrentlig dette resultat :
 
 

Budget famm. Nielsen



Open Ofice Calc – mange muligheder

Open Office Calc stiller en lang række funktioner og faciliteter til rådighed, som gør det nemt at lave et regneark. Dels er det muligt at fremstille text og illustrationer i et omfang, der svarer til avancerede textbehandlingsprogrammer. Dels er det muligt at lave beregninger, indsætte formler etc. i et omfang der gør regneark til et stærkt redskab. I det følgende laves en mere detaljeret gennemgang af de forskellige faciliteter og deres funktionalitet.

Et regneark består af text, talværdier og formler, som indlæses i formelliniens inputlinie. Ved indlæsning af text er der samme muligheder for at manipulere på texten som i de fleste textbehandlingsprogrammer. I det følgende gennemgås hvordan.

For at bestemme skrifttypen for et markeret område gør følgende:

Enkelttegn eller dele af text kan ændres ved at markere textdelen, enten med musen eller klik på rækken i venstremargen eller kolonnen i topmargen.  

Stavekontrol kan regnearket også udføre. Vælg undermenuen Funktioner i menulinien og klik på Stavekontrol.... Genvejstasten F7 kan også bruges. Med AutoKorrektur/AutoFormat kan omfanget af stavekontrol præciseres :

Nu kan CDrom skrives, uden at det bliver rettet til Cdrom. Og punktumet i forkortelsen fx. opfattes ikke som afslutning på en sætning, hvor det efterfølgende bogstav skal rettes til stort.

Fra undermenuen Indsæt er det muligt at tilføje forskellige elementer i regnearket, fx. celler, rækker, kolonner, funktioner, billeder etc. For at indsætte grafik gøres følgende:


Ofte er der brug for ensartet opstilling af text. Open Office Calc har en række forudindstillede formater, som brugeren kan vælge imellem. Prøv at :

I papirudgaven til dette dokument har jeg valgt at lave et sidehoved :

”Computeren – introduktion og guide     side 27”

Der kan også være en sidefod i et regneark. For at oprette sidehoved eller sidefod så:

Det er muligt at tilknytte kommentarer og små beskeder til enkelte celler.

Text er kun en del af regnearket, talværdier og formler vedrører selve regnearkets substans. I det følgende gennemgås disse elementer. Det kan være noget kedeligt og tørt stof, men giv dig god tid til læsningen og læs det så en gang til, hav tålmodighed, så skal det nok falde på plads.

Tal kan forekomme i mange forskellige former. I vores bevidsthed kan tal være uendelig store eller uendelig små, computere kan også arbejde med meget store eller meget små tal, men der vil altid være en grænse for hvor store eller hvor små de er. I Open Office Calc er det muligt at vise tal, der har op til 9 cifre i en celle, desuden gemmer Open Office Calc de 15 mest betydende cifre i et tal. Tal kan forekomme som almindelige heltal fx. 713, som exponentialnotation fx. 7,13E+02 eller som decimaltal fx. 713,00. 

Den enkelte celle eller dele af projektmappen sættes op til bestemte talformater ved at :


Regneudtryk

Regneudtryk, som vi lærte dem i folkeskolen, er typisk bygget op på følgende måde:


<værdi> <operator> <værdi>

hvor <værdi> kan være en talværdi eller et regneudtryk. Talværdier opdeles i forskellige kategorier som anført ovenfor. <operator> kan være en af de gyldige regneoperatorer, fx. * / + - (de 4 aritmetiske operatorer).

Når en formel indlæses i en celle i Open Office Calc, skal den følge dette format :

=<værdi><operator><værdi>

Formlen starter med et lighedstegn men følger ellers det format, de fleste kender for et regneudtryk. Hvis formlen ikke starter med et lighedstegn, så forventer Open Office Calc, at der kommer noget text. Efter lighedstegnet kommer <værdi> som kan være et gyldigt tal, navnet på en celle eller en funktion. <operator> er regneoperatorerne som nævnt ovenfor, bemærk at multiplikations- og divisionsoperatorene har højere prioritet end additions- og substraktionsoperatorene (dvs. 2+3*4=14 mens (2+3)*4=20). Brug paranteser - så har du bedre overblik over rækkefølgen operationerne bliver udført i.

Der følger mange funktioner med i Open Office Calc. Formatet for en funktion er :

funktionsnavn(argumentliste)

brugeren kan selv indskrive funktionsnavnet direkte i formellinien, men vælges funktionen fra Open Office Calc's liste over funktioner, så undgåes fejlindtastning. Argumentliste er enten en talværdi, som gennemgået ovenfor, efterfulgt af eventuelt flere talværdier. Argumentlisten kan også indeholde referencer til celler i regnearket. Funktionen returnerer en talværdi.


En funktion tilføjes regnearket ved at :


Indtil nu har de enkelte celler været navngivet ud fra rækken og kolonnen de befandt sig i. Q23;XW54 er tågesnak, som kan virke intetsigende og forvirrende, for den der sidder og laver et regneark. Det er muligt at navngive celler for at lette arbejdet, med at lave regneark :


Det er muligt at danne sig et indtryk af den færdige udskrift, inden printeren begynder at sluge papir og farvetone, vælg Filer –> Vis udskrift i menulinien. Efter at have set dokumentet, kan det udskrives ved at klikke på printer-ikonet Udskriv. Det er også muligt at vende tilbage til editoren og lave eventuelle rettelser ved at klikke på Luk udskriftsvisning-ikonet. Et dokument kan udskrives fra editoren enten ved at klikke på printer-ikonet Udskriv i standardlinien eller vælge udskriftsfunktionen fra Filer –> Udskriv... fra menulinien eller ved at bruge genvejstasten ctrl+p. I dialogboxen skal der eventuelt vælges en printer, hvor meget af dokumentet der skal udskrives og i hvor mange exemplarer. Det er muligt at sætte de fleste printere op til at udskrive i en lav kvalitet, hvor der spares på printerfarven, ligesom det er muligt at vælge en særlig høj udskriftskvalitet.

Links til mere information:
http://www.hj-gym.dk/~hj/writer/intro.html 
http://da.openoffice.org/
http://www.oooforum.dk/
http://da.wikipedia.org/wiki/OpenOffice.org
Erfaringer med at bruge Open Source i det offentlige.

-ke/2006

Oprettet oktober 2003; opdateret juli 2006.



Top     Mainmenu