8.0 Regneark

Der findes mange udmærkede programmer der kan lave regneark, nogle af de mest udbredte er MS Excel og Star Office. Med regneark er det muligt at lave omfattende regnskaber, beregninger, skemaer, planer etc. Opgaver der er oplagte for en computer at udføre. I denne guide er det muligt at blive at blive introduceret i anvendelse af Star Office Calc. Star Office er ikke bare et textbehandlingsprogram, men et helt office-miljø der omfatter database, regneark, tegne- og præsentations-programmer og er dermed et af de mest seriøse programmer på markedet. Desuden er det muligt at anskaffe sig en gratis version, det distribueres under Open Source.

Efter opstart af computeren vises skrivebordet, hvorfra brugeren nemt og hurtigt kan opstarte et program fra en af ikonerne. Et dobbeltklik på ikonet for Star Office Calc giver besked til operativsystemet om at starte det. Operativsystemet kontrollerer om programmet existerer, loader det og lader nu Star Office Calc blive afviklet på computeren. Hvis ikke der er et ikon for det ønskede programmet, så :

  

8.1 Star Office Calc generelt

Efter opstart af Star Office vises et skærmbillede med en masse celler. Det er arbejdsområdet hvor der skrives værdier, text, formler, regneudtryk etc. Alle cellerne er struktureret i rækker og kolonner, så der nemt og entydigt kan refereres til en celle. Et regnearkdokument består af en eller flere regneark. Figur 31 viser skærmbilledet brugeren præsenteres for, når Star Office calc opretter et nyt regenark. Øverst er titellinien, her står at det er Star Office der arbejdes i og dokumentet kaldes for ikke-navngivet 1, indtil brugeren omdøber den eller henter et andet regneark. Under titellinien er menulinien, to symbollinier – funktions- og objektlinien samt en formellinie.
 
 

Figur 31 : Skærmbilledet for MS Excel omfatter titellinie, værktøjslinier, arbejdsområde samt andre redskaber der letter arbejdet med at lave regneark.


Menulinien i Star Office calc omfatter følgende undermenuer:


Symbollinier:  

Under menulinien ligger funktionslinien, der omfatter genveje til de mest brugte funktioner. Det er muligt at hente indholdet i en fil, gemme et regneark og udskrive et regneark på en printer. Under funktionslinien ligger objektlinien, her er der genveje til endnu flere funktioner der ofte anvendes i regnearket. Det er muligt at bestemme tegnenes skrifttype, typografi samt størrelse. Det er også muligt at bestemme regnearkets opstilling, lave punktopstilling og definere tekstens farve.
 

Det er muligt at tilføje endnu flere symbollinier eller fjerne symbollinier, afhængig af den enkelte brugers behov :

Den sidste linie er formellinen, som viser hvilken celle der arbejdes i. Desuden er der en inputlinie til indlæsning af text, værdier og formler. Selve regnearket er struktureret i rækker og kolonner, 32.000 rækker og 256 kolonner inddelt i et koordinatsystem, der gør det nemt at referere til en celle. Det er også muligt at navngive celler. Ligesom cellerne kan gøres mindre eller større. Opret et regneark : En ny fil åbnes ved at klikke på Ny(t)-ikonet i undermenuen Filer. En existerende fil åbnes ved at : Første gang en fil skal gemmes :
 

8.2 Exempel : Familien Nielsens budget

I dette exempel illustreres hvordan et regneark kan oprettes og viser samtidig nogle af dets stærke muligheder. Når Excel er opstartet så navngiv det uskrevne regneark ved at klikke på Gem-ikonet i funktionslinien. Kald regnearket for budget og gem det i en mappe oprettet til formålet.
 

Venstreklik på feltet A2 og hold museknappen nede, træk musen ned over regnearket til felt I29, slip museknappen. Nu er arealet der skal være baggrund for regnearket markeret. Klik på Fyldfarve-ikonet i formateringslinien og vælg en lys farve. Start med at lave texten til regnearket :

Nu er texten til regnearket lavet og der skal indsættes værdier samt regneudtryk i cellerne: Til sidst kan der være lidt layout-mæssig finpudsning. Jeg synes at H-kolonnen er for sammenpresset med F-kolonnen. Med musen i topmargen i det punkt mellem H og I hvor musecursoren ændres fra et hvidt kryds til en sort streg med en dobbeltpil på tværs, trækkes kolonnen lidt til højre. Som hovedregel skal text være venstrestillet og tal skal være højrestillet. Klik på E8 og med de tre justeringsikoner i formateringslinien kan du bestemme, hvor i feltet 45 skal stå. Marker de celler hvor talformatet skal repræsenteres i valuta og klik på valutaikonet i objektlinien. Lav sikkerhedskopi til sidst. Ovenstående anvisninger burde føre frem til omtrentlig dette resultat :
 
 

 
 

8.4 Star Ofice Calc – detaljeret gennemgang

Star Office Calc stiller en lang række funktioner og faciliteter til rådighed, som gør det nemt at lave et regneark. Dels er det muligt at fremstille text og illustrationer i et omfang der svarer til avancerede textbehandlingsprogrammer. Dels er det muligt at lave beregninger, indsætte formler etc. i et omfang der gør regneark til et stærkt redskab. I det følgende laves en mere detaljeret gennemgang af de forskellige faciliteter og deres funktionalitet.

Et regneark består af text, talværdier og formler, som indlæses i formelliniens inputlinie. Ved indlæsning af text er der samme muligheder for at manipulere på texten som i de fleste textbehandlingsprogrammer. I det følgende gennemgås hvordan.
 

Formatering:

For at bestemme skrifttypen for et markeret område gør følgende:

Enkelttegn eller dele af text kan ændres ved at markere textdelen, enten med musen eller klik på rækken i venstremargen eller kolonnen i topmargen.  


Stavekontrol:

Stavekontrol kan regnearket også udføre. Vælg undermenuenFunktioner i menulinien og klik på Stavekontrol.... Genvejstasten F7 kan også bruges. Med AutoKorrektur/AutoFormat kan omfanget af stavekontrol præciseres :

Nu kan MSWord skrives uden at det bliver rettet til Msword. Og punktumet i forkortelsen fx. opfattes ikke som afslutning på en sætning, hvor det efterfølgende bogstav skal rettes til stort.


Indsæt billede, text eller figur:

Fra undermenuen Indsæt er det muligt at tilføje forskellige elementer i regnearket, fx. celler, rækker, kolonner, funktioner, billeder etc. For at indsætte grafik gøres følgende:
Typografikatalog:

Ofte er der brug for ensartet opstilling text. Star Office Calc har en række forudindstillede formater, som brugeren kan vælge imellem. Prøv at : I papirudgaven til dette dokument har jeg valgt at lave et sidehoved :


”Computeren – introduktion og guide     side 27”




Der kan også være en sidefod i et regneark. For at oprette sidehoved eller sidefod så:

Det er muligt at tilknytte kommentarer og små beskeder til enkelte celler.
  • Vælg Indsæt.
  • Klik på Note.
  • Skriv texten der skal vises, klik på en celle udenfor det område noten er knyttet til.
  • Herefter vises beskeden når musen trækkes henover de felter der har fået tilføjet kommentarer.
Text er kun en del af regnearket, talværdier og formler vedrører selve regnearkets substans. I det følgende gennemgås disse elementer. Det kan være noget kedeligt og tørt stof, men giv dig god tid til læsningen og læs det så en gang til, hav tålmodighed, så skal det nok falde på plads. Talformat: Tal kan forekomme i mange forskellige former. I vores bevidsthed kan tal være uendelig store eller uendelig små, computere kan også arbejde med meget store eller meget små tal, men der vil altid være en grænse for hvor store eller hvor små de er. I Star Office Calc er det muligt at vise tal, der har op til 9 cifre i en celle, desuden gemmer Star Office Calc de 15 mest betydende cifre i et tal. Tal kan forekomme som almindelige heltal fx. 713, som exponentialnotation fx. 7,13E+02 eller som decimaltal fx. 713,00. Den enkelte celle eller dele af projektmappen sættes op til bestemte talformater ved at :
  • Ved at markere området der skal formateres.
  • Klikke på undermenuen Formater.
  • Vælg Celler....
  • Vælge fanebladet Tal, i dialogboxen vælges den kategori talene skal tilhøre og hvor mange decimaler der skal være. I exempel-boxen kan ses hvordan tallet vil blive vist.

Regneudtryk:

Regneudtryk, som vi lærte dem i folkeskolen, er typisk bygget op på følgende måde:

<værdi> <operator> <værdi>

hvor <værdi> kan være en talværdi eller et regneudtryk. Talværdier opdeles i forskellige kategorier som anført ovenfor. <operator> kan være en af de gyldige beregningsoperatorer, fx. * / + - (de 4 aritmetiske operatorer) eller = < > (sammenligningsoperatorer).
 

Når en formel indlæses i en celle i Star Office Calc, så skal den følge dette format :

=<værdi><operator><værdi>

Formlen starter med et lighedstegn men følger ellers det format, de fleste kender for et regneudtryk. Hvis formlen ikke starter med et lighedstegn, så forventer Excel, at der enten kommer noget text. Efter lighedstegnet kommer <værdi> som kan være et gyldigt tal, navnet på en celle eller en funktion. <operator> er regneoperatorerne som nævnt ovenfor, bemærk at multiplikations- og divisionsoperatorene har højere prioritet end additions- og substraktionsoperatorene (dvs. 2+3*4=14 mens (2+3)*4=24).
 

Funktioner:

Der følger mange funktioner med i Star Office Calc. Formatet for en funktion er :

funktionsnavn(argumentliste)

brugeren kan selv indskrive funktionsnavnet direkte i formellinien, men vælges formlen fra Star Office Calc's liste over funktioner, så undgåes fejlindtastning. Argumentliste er enten en talværdi, som gennemgået ovenfor, efterfulgt af eventuelt flere talværdier. Argumentlisten kan også indeholde referencer til celler i regnearket. Funktionen returnerer en talværdi.
 

En funktion tilføjes regnearket ved at :

  • Venstreklik på cellen hvor funktionen skal returnere en værdi.
  • Vælg Indsæt fra menulinien.
  • Klik på Funktion... eller anvend genvejen ctrl+F2.
  • Vælg den ønskede funktion.
  • Indlæs enten talværdier eller cellereferencer i inputlinierne.
  • Klik OK.

Navngivning:

Indtil nu har de enkelte celler været navngivet ud fra rækken og kolonnen de befandt sig i. Q23;XW54 er tågesnak, som kan virke intetsigende og forvirrende, for den der sidder og laver et regneark. Det er muligt at navngive celler for at lette arbejdet, med at lave regneark :
  • Vælg Indsæt.
  • Klik på Navn.
  • Vælg Definer..., giv cellen et sigende navn.
  • Klik på OK, bemærk at det nye navn bliver vist i formellinien.

Udskriv:

Det er muligt at danne sig et indtryk af den færdige udskrift, inden printeren begynder at sluge papir og farvetoner. Samme funktion kan opnås ved at vælge Filer – Vis udskrift i menulinien. Efter at have set udskriftet, så kan det udskrives ved at klikke på printer-ikonet Udskriv. Det er også muligt at vende tilbage til editoren og lave eventuelle rettelser ved at klikke på Luk vindue-ikonet. Et dokument kan udskrives fra editoren enten ved at klikke på printer-ikonet Udskriv i funktionslinien eller vælge udskriftsfunktionen fra Filer – Udskriv... fra menulinien eller ved at bruge genvejstasten ctrl+p. I dialogboxen skal der eventuelt vælges en printer der skal udskrives på, hvor meget af dokumentet der skal udskrives og i hvor mange exemplarer. Det er muligt at sætte de fleste printere op til at udskrive i en lav kvalitet, hvor der spares på printerfarven, ligesom det er muligt at vælge en særlig høj udskriftskvalitet, dette valg kan eventuelt foretages fra dialogboxen Egenskaber.
 


Top   Email til Webmaster   Mainmenu